Sakit Hati Gara-Gara Kena Tipu

traian-basescu-president-of-romania-2Hari ini saya bertemu seorang kawan lama. Dia bercerita kalau dia sudah beberapa tahun ini mengalami banyak masalah akibat tertipu dalam jumlah besar. Rasa kecewa, sedih, bodoh, malu, marah… semua campur aduk jadi satu. Saya paham betul perasaan kawan ini, maklum saya sendiri dulu langganan kena tipu. Saya ini dulu orangnya “naif”, yaaa beda tipis lah sama be-o-de-o 😀 hahaha…

Karena kebetulan berkawan baik, saya kasih doi beberapa advice gratis hari ini, besok bayar. Pertama saya bilang, “Ditipu itu memang nggak wueenak poll. So, kalau lo kesal, marah, atau ngamuk, go ahead… itu wajar”. Untungnya dia bukan mantan preman pasar kayak saya, jadi rasanya kalimat itu relatif aman 😛 Setelah agak reda, saya tanya apakah dia mau mendengar pengalaman pribadi saya? Karena jawabnya iya, saya coba share sedikit tentang itu.

Dulu sewaktu tertipu, saya tidak lebih baik dari dia. Kecewa, sedih, kesal, marah, malu jadi satu. Tapi karena sang penipu tak kunjung ketemu, jadi mukanya nggak pernah bisa ditinju. Hal terbaik yang bisa dilakukan saat itu adalah berusaha keras mengembalikan duit yang melayang. Bagaimanapun, cepat atau lambat kita harus “move on” kan?

What doesn’t kill you, makes you stronger

Sebagai muslim saya diajarkan untuk percaya bahwa Tuhan itu Maha Adil. Jika seseorang dengan curang mengambil hak kita sejumlah Rp. 100, maka Tuhan akan mengganti Rp.100 tersebut. Penggantiannya tidak selalu lewat sang penipu, bisa lewat jalan lain. Waktunya pun beragam, bisa diganti tunai di dunia, atau sebagai pengurang dosa di akhirat. Teori itu harus benar, karena kalau tidak, berarti Tuhan tidak Maha Adil. So, don’t worry be happy 🙂

Setelah beberapa tahun, keadaan pun mulai membaik. Tapi kok rasanya kerugian itu belum tergantikan *ngitungkalender* Di titik ini, saya teringat bahwa selain Maha Adil, Tuhan juga Maha Pemurah. Dia menjanjikan untuk mengganti 10x dari amal / sedekah yang diberikan umatnya.

“Barangsiapa membawa amal yang baik, maka baginya (pahala) sepuluh kali lipat amalnya; dan barangsiapa yang membawa perbuatan jahat maka dia tidak diberi pembalasan melainkan seimbang dengan kejahatannya…..”. Al-An’aam ayat 160

Hmmm… menarik nih #dasarotakdagang. Karena Tuhan itu Maha Benar, mestinya janji itu benar adanya. Dan karena Tuhan itu Maha Kaya, maka return on investment 1.000% mah peanuts lah 🙂

Kalau kita “menuntut balas”, memang kerugian itu akan diganti Rp.100. Sang penipu pun hartanya akan dikurangi Rp.100 + Bonus dosa karena telah menipu saya yang bertampang innocent dan baby-face ini.

Tapi mari kita elaborasi alternatif lainnya. Bagaimana kalau uang Rp. 100 tersebut kita niatkan untuk sedekah saja? Artinya uang tersebut memang diniatkan untuk keluar dari kantong kita. Kalaupun nanti ternyata dikembalikan oleh sang penipu, kita akan keluarkan sebagai sedekah. Bagaimana kalau tidak dikembalikan? Maka anggap saja kita menitipkan uang sedekah kepada si penipu. Percayalah, Tuhan itu Maha Kuasa, dia akan tahu bagaimana cara mengambil uang sedekah tersebut dari tangan sang penipu. Tidak mungkin Tuhan tidak mampu melakukannya, karena kalau tidak mampu, berarti Dia tidak Maha Kuasa bukan?

Nah, karena itu uang sedekah, jadi boleh dong pahalanya 10x lipat 🙂 hehe… *ngarep*

Jadi kalau suatu hari sang penipu dan saya mati lalu dimintai pertanggungjawaban, saya akan katakan, “Tidak ada dendam diantara kita. Everything already settled” … kenapa jadi kayak syair lagu ya???

Fakir menerima haknya, penipu kehilangan dosanya, kita dapat 10x pahalanya.

Ucrit: Kalau si penipu sowan terus ngajak gawe bareng lagi gimana?

Unyil: Ya terserah pendapat masing-masing. Kalau unyil sih gak mau gawe bareng sama orang yang sudah pernah nipu unyil.

Ucrit: Loh kenapa? katanya cukup dianggap sedekah.

Unyil: Uang buat gawe bareng awalnya kan diniatkan buat investasi, bukan untuk sedekah. Untuk sedekah, unyil sudah punya budget khusus.

Unyil: Dalam berinvestasi, unyil harus memitigasi (mengelola) resiko. Berbisnis sama orang yang pernah menipu pastinya beresiko tinggi. Sehingga secara kalkulasi bisnis, itu memang tidak mungkin bisa dilakukan.

Ucrit: Oke deh. Mari kita Kemon.

Advertisements

Bagaimana Menjadi System Analyst

Salah satu posisi di bidang IT adalah System Analyst. Banyak juga perusahaan menamakannya Business Analyst. Saya sendiri lebih cocok menyebutnya sebagai System Analyst ketimbang Business Analyst. Kenapa? Karena terminologi Business Analyst mengacu ke areal yang lebih dekat ke bisnis, yaitu analisa dan redesain proses bisnis. Sedangkan dalam konteks pembangunan aplikasi, kegiatan analisa secara spesifik ditujukan untuk menerapkan IT sebagai suatu bentuk solusi.

Secara umum, tugas pokok seorang System Analyst (selanjutnya saya singkat Analis) adalah mendefinisikan kebutuhan user, menyusun solusi yang efektif, dan mengawal masa transisi (awal) penggunaan sistem. Seorang analis perlu memahami jenjang karir dan kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat berkembang secara efektif. Belakangan ini saya berpikir untuk menerapkan struktur yang lebih baik dalam organisasi pengembangan aplikasi. Jika dibagi berdasarkan jenjangnya, saya membagi posisi analis sbb:

  1. Junior
  2. Associate
  3. Unit Head / Supervisor
  4. Consultant
  5. Expert

Junior Analyst

Analis Junior umumnya fresh-graduate yang berasal dari disiplin ilmu komputer / informatika. Sebagai pemula, analis junior bertanggung jawab sebagai documenter atau quality-assurance. Tugasnya menuangkan semua pemahamannya ke dalam bentuk tertulis dan melakukan pengujian terhadap sistem yang telah selesai dibangun.

Analis bertugas menyusun dokumen Minutes of Meeting, Function Specification Document, User Guide, dan lain-lain. Sebagai junior, analis akan diberi penjelasan yang sangat rinci oleh analis senior. Analis junior hanya perlu menuliskan saja. Tantangannya adalah orang lain harus dapat memahami isi pikiran penulis secara benar dan lengkap (correct and complete) tanpa perlu bertemu langsung dengan penulisnya.

Setelah selesai menulis, posisikan diri kita sebagai orang lain, lalu baca kembali tulisan itu. Tanyakan, apakah sebagai orang lain, saya bisa mengerti isi tulisan tersebut?

Salah satu hal penting dalam menulis adalah pesan yang ingin disampaikan penulis harus sampai dengan tepat ke para pembaca. Jika suatu tulisan dibaca oleh 10 orang, maka kesepuluh orang pembaca harus memiliki persepsi yang sama atas isi tulisan tersebut. Dalam bidang keuangan, ini mirip dengan Laporan Keuangan Perusahaan. Akuntan bertugas membuat pembukuan dengan aturan tertentu, sehingga siapapun yang membaca laporan keuangan memiliki persepsi yang sama.

Dalam konteks analisa sistem, untuk memastikan kesamaan persepsi anatra penulis dan pembaca, analis perlu menggunakan Model tertentu, misalnya BPMN (Busines Process Model and Notation). Setiap Model memiliki notasi dan aturan yang baku untuk memastikan kesamaan persepsi antara penulis dan pembaca.

Sebagai contoh, analis senior akan mendefinisikan dan menjelaskan proses bisnis klien pada analis junior. Analis junior bertugas memodelkan pemahaman tersebut dalam bentuk UML. Hal ini perlu dilakukan dengan hati-hati karena ada dua potensi kesalahan, yaitu:

  1. Analis junior tidak memahami masalah dengan baik, sehingga dia salah memodelkan.
  2. Analis junior memahami masalah dengan baik, tetapi tidak bisa memodelkan dengan benar.

Dalam kegiatan pengujian, analis junior bertugas menyusun dokumen Test-Scenario dan melakukan uji-coba berdasarkan skenario tersebut. Biasanya analis senior akan menjelaskan proses kerja sistem, sehingga analis junior tinggal menuliskan step-step untuk melakukan testing. Analis junior juga harus mampu mengembangkan kemungkinan kasus penggunaan aplikasi, terutama negative-case.

Supervisor (analis senior) bertanggung jawab melakukan review untuk memastikan kebenaran hasil pekerjaan analis junior. Supervisor juga bertanggung jawab memberikan tantangan dan meningkatkan kompetensi analis junior yang menjadi bawahannya.

  • Kompetensi Fungsional:
    • Compose Project Documents: Minutes of Meeting, Laporan Progress, Berita Acara (Lampiran Scope)
    • Compose Functional Model: Busines Process (BPMN), Functional Design (UML – Use Case, Activity, State), User Interface Mock-up / Prototype, Functional Specification Document
    • Compose Test-Scenario Document
    • Compose Operation Document: User Guide, Installation Guide, Administrator Guide
    • Conduct Testing Activity, including Test-Data Generation, Data Reconcilement Practice, and Create Automated UI-Coded Test.
    • Common Methods / SDLC (Waterfall, RUP, Scrumm)
    • Document Management System (Versioning System)
    • Personal Time-Management (Med): Merencanakan tugas, memilah prioritas, memantau dan melaporkan progress, mengelola perubahan rencana.
  • Kompetensi Inti dan Manajerial:
    • Achievement Orientation (Med): Memiliki semangat untuk berprestasi
    • Analytical Thinking (Med): Mampu memahami situasi dengan cara memecahkannya menjadi bagian-bagian yang lebih rinci, membuat hubungan sebab akibat sederhana, dan mengkaji keuntungan/kelemahan setiap alternatif.
    • Teamwork (Low): Mampu bekerja sama dan menjadi bagian dari tim

Salah satu kompetensi yang perlu diperhatikan di sini adalah Analytical Thinking. Pada awalnya seorang analis akan berhadapan dengan satu masalah berukuran besar yang biasanya tidak terdefinisi dengan detail, misalnya: “Saya perlu membuat sistem untuk mengontrol aktifitas penjualan” atau “Saya perlu melaporkan data semua nasabah ke regulator tepat waktu”.

Yang perlu dilakukan analis adalah memecah masalah menjadi bagian-bagian kecil agar mudah dipahami, serta memperjelas keterhubungan antar bagian.

Dalam memahami masalah, analis perlu memilih alur yang menjadi acuan. Sebagai contoh, analis memulai pemahaman dengan menggambarkan proses bisnis dengan mengikuti “alur waktu”. Analis memulai dengan menetukan siapa mengerjakan proses apa, input-nya apa, hasil (output) nya apa. Lalu melanjutkanya ke proses selanjutnya. Mengantisipasi setiap kasus dan kondisi (percabangan) yang mungkin terjadi. Sampai selesai. Jika suatu proses dirasa terlalu besar, maka analis perlu membuat sub-proses yang lebih rinci lagi.

Pendekatan Top-Down ini merupakan pola pikir alamiah seorang analis. Hal ini berbeda dengan pola pikir alamiah programmer yang cenderung Bottom-Up. Programmer cenderung berpikir seperti seorang anak kecil yang diberi potongan mainan Lego. Dia akan mengambil beberapa potong dan membentuknya menjadi kapal-kapalan atau mobil-mobilan. Orang dengan bakat programming mampu menggabungkan beberapa hal yang tampak tidak berkaitan, menjadi satu benda / konsep yang utuh dan bernilai guna. Kompetensi ini disebut Conceptual Thinking, yaitu kemampuan untuk memahami masalah mendasar dalam sebuah urusan yang kompleks, serta melihat pola keterkaitan antar masalah yang tidak tampak jelas.

Associate Analyst

Associate Analyst bertugas membantu analis senior melakukan requirement gathering, yaitu menemui user, mengidentifikasi problem yang dihadapi, menyusun alternatif solusi, dan berpikir antisipatif untuk menidentifikasi kemungkinan masalah yang timbul di kemudian hari. Di titik ini, dia akan diberi tugas dan kebebasan terbatas oleh supervisornya. Jika menemui masalah, dia harus belajar menemukan solusinya sendiri. Dalam organisasi konsultan yang ketat, untuk mencapai level associate analyst perlu waktu minimal 2-3 tahun. Ini karena beberapa konsultan mempersyaratkan personil yang bertemu muka dengan klien (Liaison Officer) harus memiliki pengalaman kerja minimal 2-3 tahun. Kompetensi yang dibutuhkan:

  • Semua kompetensi Junior Analyst
  • Kompetensi Fungsional:
    • Peningkatan Level: Personal Time-Management (High)
    • Conduct Effective Interview
    • Prepare and Conduct Presentation
    • Functional Design: Business Use Case, Activity Diagram, State Diagram, UI Model, Use Case Realization
  • Kompetensi Inti & Manajerial:
    • Achievement Orientation (Med), Analytical Thinking (Med),
    • Peningkatan Level: Teamwork (Med)
    • Information Seeking (Low): Mengeluarkan usaha tambahan dalam mengumpulkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan.
    • Organization Awareness (Low): Memahami cara kerja organisasi
    • Initiative (Low): Proaktif mengantisipasi keadaan di masa yang akan datang

Functional Unit Head / Supervisor

Di titik ini analis harus mampu bekerja tanpa supervisi. Biasanya di titik ini dia akan memiliki anak buah (Junior atau Associate). Unit Head bertanggung jawab penuh di sisi requirement, functional design, testing, dan transition. Semua permintaan yang bersifat teknis akan ditujukan ke Unit Head. Dia bisa mengerjakannya sendiri atau membagi dengan anak buahnya. Umumnya Project Manager hanya akan berhubungan dengan Unit Head dan tidak langsung berinteraksi dengan Junior atau Associate Analyst. Unit Head bertanggung jawab penuh atas kinerja anak buahnya, sehingga dia memiliki kewajiban mengembangkan keahlian mereka. Pada prakteknya, keberhasilan Unit Head akan sangat ditentukan oleh keberhasilan anak buahnya. Kompetensi:

    • Semua kompetensi Associate Analyst
    • Kompetensi Fungsional:
      • Common Business Domain: Accounting Process, Mediation Process
      • Basic Business Domain: Supply-Chain, Compliance
      • Membuat WBS dan estimasi pelaksanaan pekerjaan
      • Mengelola Change Request
    • Kompetensi Inti & Manajerial:
      • Achievement Orientation (High), Analytical Thinking (High), Initiative (Low)
      • Peningkatan Level: Teamwork (High), Information Seeking (Med), Organization Awareness (Med)
      • Developing Others (Med): Ingin mengajarkan atau mendorong proses belajar orang lain.
      • Directiveness (Low): Mampu memerintah dan mengarahkan orang lain sesuai posisi dan kewenangannya
      • Relationship Building (Med): Menjalin hubungan sosial agar tetap hangat dan akrab.
      • Customer Service Orientation (Med): Selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik

Consultant

Ada kalanya seorang analis tertarik dengan dunia manajemen. Orang-orang seperti ini sebaiknya mengambil jalur manajerial. Dia perlu belajar tentang disiplin development (menjadi seorang programmer), lalu belajar tentang manajemen proyek. Pada akhirnya dia dapat menjadi kandidat manajer proyek.

Ada kalanya juga seorang analis lebih tertarik dengan teknis ketimbang manajemen. Orang-orang seperti ini sebaiknya mengambil jalur spesialis, yaitu menjadi Consultant. Di titik ini analis mulai memiliki keahlian khusus. Tugasnya akan lebih berfokus pada review design yang di-submit oleh para Unit Head, mengembangkan kemampuan teknis para Unit Head, mengerjakan hal spesifik yang jarang dibutuhkan, serta turun tangan dalam keadaan emergency. Sebagai Professional, sang analis akan mulai dituntut untuk memberikan kontribusi publik berupa menjadi pembicara di seminar, mengajar, atau minimal sharing knowledge di blog. Kompetensi:

    • Semua kompetensi Unit Head
    • Kompetensi Fungsional:
      • Design Review
      • Sector Specialization: Finance, Manufacturing, Minning. Tujuan dari spesialisasi adalah memperdalam pemahaman bisnis analis, sehingga mampu memberikan solusi bisnis ketimbang hanya dari sisi teknis.
      • Mengukur manfaat finansial implementasi IT (secara kuatitatif).
      • Memahami keterkaitan antara sistem IT dan keseluruhan organisasi.
    • Kompetensi Inti & Managerial:
      • Achievement Orientation (High), Conceptual Thinking (High), Teamwork (High), Organization Awareness (Med)
      • Peningkatan Level: Information Seeking (High), Information Seeking (High), Developing Other(High), Directiveness(Med), Customer Service Orientation (High)
      • Emphaty (Med): Mampu melihat permasalah dari sudut pandang orang lain, memahami hal/keinginan/perasaan yang tidak diungkapkan.
      • Impact and Influence (Med): Mampu mempengaruhi orang lain untuk mendukung rencananya
      • Self-Control (Med): Mampu mengendalikan diri untuk melakukan tindakan-tindakan negatif pada saat ada cobaan, khususnya menghadapi tantangan dan penolakan dari orang lain atau pada saat berada dibawah tekanan.

Expert

Analis dianggap mampu menjadi Expert ketika keahliannya bisa menghasilkan dampak yang amat signifikan terhadap keseluruhan organisasi. Ini bisa dicapai melalui kemampuan kreatif yang sangat tinggi atau kemampuan menciptakan sistem kerja baru. Dengan kemampuan kreatif, dia memiliki visi dan dapat menciptakan produk-produk unggulan, sedangkan kemampuan menyusun sistem kerja akan meningkatkan produktitas kerja keseluruhan perusahaan. Analis yang ada di posisi ini biasanya menjadi VP Product Development atau CTO. Kompetensi yang dibutuhkan:

    • Semua kompetensi Consultant
    • Kompetensi Inti dan Manejerial:
      • Achievement Orientation (High), Analytical Thinking (High), Teamwork (High), Information Seeking (High), Information Seeking (High), Developing Other(High), Customer Service Orientation (High)
      • Peningkatan Level: Organization Awareness (High), Directiveness (High), Impact and Influence (High), Self Control (High).
      • Flexibility (Med): Mampu bekerja secara efektif dengan berbagai jenis rekan/kelompok, mampu menghargai perbedaan, pandangan, dan pertentangan atas suatu isu.

Dalam prakteknya, banyak sekali analis yang melanjutkan karirnya di bidang manajemen, terutama sebagai project manager. Ini wajar, karena kompetensi dasar Project Manager serupa dengan kompetensi dasar Analis.

Ketajaman Solusi

Salah satu kebahagiaan seorang analis adalah bila dia bisa membantu orang lain menyelesaikan masalahnya. Analis memang memulai tugas dengan mendefinisikan masalah, tetapi ujung akhirnya adalah menelurkan solusi jitu. Seorang analis handal selalu berfokus pada solusi, bukan teknologi.

Alkisah, ada suatu perusahaan konsultan yang dibayar $10 juta oleh NASA untuk membuat bolpen yang bisa dipakai menulis di luar angkasa. Ini menjadi masalah rumit, karena dalam kondisi hampa udara, tinta bolpen tidak jatuh ke atas kertas. Setelah melalui riset yang mendalam, akhirnya ditemukanlah produk bolpen tersebut. Di belahan dunia lain, Lembaga antariksa Rusia berhadapan dengan masalah yang sama. Dengan modal terbatas, mereka menemukan solusinya. Pakai saja Pensil 🙂

 

 

 

Time Management

Semua orang pasti pernah mendengar istilah “Time is Money”, tapi kenapa banyak orang tidak berusaha mengelola waktu sebaik mengelola uang? Seorang karyawan yang bergaji 30 juta per-bulan, sesungguhnya menghasilkan income 1,5 juta per-hari atau kira-kira 200 ribu per-jam. Jika waktu sehari bukan 8 jam kerja, tetapi 80 jam kerja, sebenarnya dia bisa menghasilkan income 2 juta per-jam alias 300 juta per-bulan.

Memang tidak mungkin waktu sehari menjadi 80 jam. Tapi bisakah kita mengusahakan agar tugas yang normalnya menghabiskan 80 jam dapat dikerjakan hanya dalam 8 jam?

Bukan “Apakah mungkin?”, tapi… “Bagaimana supaya mungkin?”

Ketika kelas 1 SMA, saya mengikuti sebuah tes yang diadakan sekolah untuk mengukur minat dan bakat siswa. Salah satu tes-nya adalah menjumlah sederet angka vertikal dalam jumlah yang sangat banyak. Misalnya:

3
1
8
5
2

Maka saya harus menulis angka 4 di antara 3 / 1, menulis 9 di antara 1 / 8, menulis 13 di antara 8 / 5, dan seterusnya. Baru 2 halaman, jawaban saya sudah mulai salah-salah. Tapi karena diminta untuk tidak mengulang, maka dilanjutkan saja. Sampai waktu habis, hanya selesai 3 halaman, sementara melihat teman di sebelah selesai sampai 5 halaman. Tanpa melihat hasil tes, saya menyimpulkan bahwa stamina saya dalam berkonsentrasi sepertinya kurang baik.

Personally, saya menganggap itu semacam “cacat”. Mulai dari titik itu, saya termotivasi untuk selalu bisa menyelesaikan segala macam pekerjaan dalam waktu sangat singkat, biar otaknya nggak keburu panas 🙂 Ketika kuliah, belajar pun dibatasi hanya boleh 2 jam saja. Begitupun ketika bekerja, selalu berusaha semua selesai secepat mungkin… jangan sampai processornya keburu *meledug* 😀

Dan tebak apa yang terjadi? Itu semua mungkin! Yap, pekerjaan yang normalnya dikerjakan 2-3 hari, sebenarnya bisa dikerjakan hanya dalam 2-3 jam saja. Syaratnya hanya satu: Ubah Metode Kerja! 

Albert Einstein pernah berkata:

“Anda tidak bisa menyelesaikan persoalan di tingkat berpikir dimana anda menemukan persoalan tersebut”

Masalahnya, kebanyakan orang belajar mengerjakan hal baru dengan suatu cara, lama-lama terbiasa, akhirnya tidak mau berubah. Lebih parahnya, orang bahkan bisa sangat defensif ketika ada yang mengusulkan cara kerja baru.

Dalam konteks engineering, banyak sekali detail yang bisa membuat seseorang bekerja jauh lebih cepat dari orang lain. Pada buku “Business of Software”, diungkap hasil survey terhadap perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat, Kanada, Eropa, dan Jepang. Ditemukan bahwa tingkat produktiftas antara seorang programmer yang paling tidak produktif versus programmer yang paling produktif dalam satu perusahaan yang sama adalah 1 banding 20. Wow… pertanyaannya, kita adalah yang 1 atau yang 20 ?

Tips

Dalam keseharian, ada beberapa tips manajemen waktu yang cukup relevan:

Personal:

  1. Luangkan 15-30 menit waktu di malam hari untuk menentukan apa yang kita akan kerjakan esok hari.
  2. Tentukan apa yang menjadi prioritas. Lebih baik menjadwalkan prioritas ketimbang menjadwalkan kegiatan.
  3. Keep track tugas yang belum, sedang, dan sudah dikerjakan.
  4. Pikirkan “cara mengerjakan” sesuatu sebelum benar-benar mengerjakannya.
  5. Katakan “Tidak”, jika memang sedang tidak bisa di-interupsi.
  6. Buatlah template untuk pekerjaan yang harus dilakukan berulang-ulang.
  7. Hindari facebook-an, twitter-an, path-an, kompas-an, detik.com-an di jam kerja.
  8. Catat kegiatan selama seminggu + durasinya. Lihat mana kegiatan yang betul-betul time-consuming. Coba pikirkan bagaimana mempersingkat kegiatan tersebut.

Staffing:

  1. Ketika staf ingin bertemu untuk berkonsultasi, biasakan mereka untuk memikirkan juga solusi atas masalah yang dihadapi. Selain melatih kemandirian, ini juga mempercepat waktu problem-solving.
  2. Jelaskan tujuan suatu tugas dan pastikan staf memiliki keahlian yang cukup untuk mengerjakan hal tersebut.
  3. Perjelas wewenang staf, tegaskan bahwa dia hanya perlu meng-eskalasi kalau berhadapan dengan hal yang bukan menjadi wewenangnya. Selain itu, dia harus mampu menyelesaikan masalahnya sendiri.
  4. Gunakan board atau web-portal dimana semua orang bisa melihat progress. Jika salah seorang meng-update progress, maka otomatis semua orang akan tahu.

Meeting:

  1. Sebelum mulai meeting, tentukan apa yang mau diputuskan. Selama meeting, fokus ke hal tersebut, hindari pembicaraan di luar itu.
  2. Tentukan secara tepat siapa yang harus hadir dalam suatu meeting. Jika orang penting tidak hadir, maka kita akan gagal mengambil keputusan. Jika terlalu banyak orang hadir, maka kita akan lama mengambil keputusan.
  3. Catat hasil meeting. Keep track catatan, sehingga tidak perlu bertengkar tentang, “Waktu itu keputusannya apa ya? kok bisa begini”
  4. Putuskan segera! Sedapat mungkin tidak menunda keputusan.
  5. Batasi meeting maksimum 2 jam.
  6. Lakukan stand-up meeting sebanyak mungkin. Hindari terlalu banyak ceremony.
  7. Gunakan telepon dan e-mail seintensif mungkin. Jakarta macettt bro!

Evaluasi Terus Cara Mengelola Waktu

Ketika jadi staf, kita berpikir waktu kita sudah habis akibat disuruh kerja rodi sama bos.

Ketika jadi supervisor, kita sadar bahwa selama menjadi staf, lebih banyak waktu dihabiskan untuk belajar bekerja ketimbang menghasilkan pekerjaan. Tapi tetap merasa kehabisan waktu, karena sekarang, jumlah pekerjaan lebih banyak dari waktu yang tersedia.

Ketika jadi manajer, kita sadar bahwa selama menjadi supervisor, banyak waktu habis karena terlalu fokus bekerja dengan cara yang sama, padahal pekerjaan tersebut sebenarnya bisa dilakukan dengan cara lain yang lebih efisien. Tapi tetap merasa kehabisan waktu, karena banyak masalah bermunculan, dan semuanya jadi tanggung jawab kita. Anak buah yang bikin salah, tetap saja kita yang disalahkan. Mau dikerjakan sendiri tidak cukup waktu, kalau diabaikan di mimpi jadi hantu.

Ketika jadi direktur, kita sadar bahwa selama menjadi manajer, banyak waktu habis karena gagal mengembangkan supervisor dan staf agar bisa bekerja mandiri. Judulnya memang manajer, tapi kelakuannya seperti eksekutor. Di sisi lain, bisa tetap merasa kehabisan waktu, karena seringkali gagal menetapkan prioritas atas apa yang sesungguhnya kita inginkan dalam hidup ini 🙂

Ketika pensiun, baru sadar bahwa selama jadi direktur, banyak waktu habis karena pikirannya tersita akibat terlalu berfokus pada apa yang kita pikir penting, bukan apa yang benar-benar penting. Padahal selama-lamanya manusia hidup, kan akhirnya mati juga 😀 hehehe…

So, He got a very good point when says:

Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar berada dalam kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal sholih dan saling menasihati supaya menaati kebenaran dan saling menasihati supaya menetapi kesabaran – QS. Al ‘Ashr