Setelah dua tahun bekerja dari rumah (WFH), beberapa perusahaan kini mewajibkan karyawannya untuk bekerja full-time dari kantor (WFO). Mereka menganggap WFH tidaklah efektif. Ini menjadi masalah karena banyak pekerja mungkin akan memilih berhenti (resign) jika diharuskan untuk bekerja WFO secara full-time. Berdasarkan pengalaman pribadi, banyak pelamar mengatakan bahwa mereka mengajukan lamaran karena perusahaan kami mengijinkan mereka untuk bekerja secara hybrid.
Mungkin kita perlu mulai dari awal dengan menanyakan pertanyaan, “Benarkah bekerja dari rumah tidak efektif?”. Pertemuan tatap muka (face-to-face meeting) memang lebih efektif untuk menyampaikan pesan, mengantisipasi reaksi lawan bicara, dan juga bersenda-gurau. Namun, itu semua didapat dengan satu syarat, yaitu kita harus melakukan perjalanan (commuting); yang sebenarnya menyebabkan berbagai inefisiensi. Misalnya, kita terpaksa melewatkan pertemuan penting hanya karena itu diadakan di lokasi yang cukup jauh, kita tidak dapat merekrut karyawan atau tenaga ahli terbaik karena mereka tinggal di kota lain, dan kita cenderung menghabiskan lebih banyak uang karena harus berbelanja di kawasan bisnis.
Dua minggu sebelum pandemi covid-19, perusahaan tempat saya bekerja menyadari bahwa pandemi akan berlangsung lama dan keadaan tidak akan “kembali normal” setelah semuanya berakhir. Jadi kami memutuskan untuk menyesuaikan prosedur dan mengadopsi full-remote work selama pandemi, serta merencakan model hybrid work saat nanti pandemi berakhir. Dalam prosesnya, kami menemukan bahwa beberapa jenis pekerjaan sebenarnya justru lebih efisien untuk dikerjakan secara online. Akibatnya, produktivitas dan pendapatan perusahaan kami meningkat secara signifikan selama pandemi.
Berdasarkan pengalaman tersebut, kami menyadari bahwa sebuah organisasi harus terlebih dahulu mengoptimalkan praktik kerja online agar mampu memaksimalkan model kerja hybrid. Kuncinya adalah komitmen yang kuat, menyesuaikan metode komunikasi, dan menggunakan collaboration tools yang tepat.
Komitmen
Hal pertama dan mendasar untuk bisa bekerja secara online adalah komitmen. Setidaknya ada tiga hal yang harus dikomitmenkan. Bekerja secara online tidak mungkin dapat berhasil tanpa ketiga hal tersebut.
- Pastikan infrastruktur dan lingkungan kerja yang baik. Beri tahu anggota keluarga bahwa meski ada di rumah, kita perlu fokus untuk bekerja. Siapkan ruangan yang tenang di mana kita dapat bekerja dengan nyaman dan jauh dari kebisingan. Jika lingkungan kita cenderung ramai, coba kenakan headset dan gunakan aplikasi noise-cancelling seperti Krisp. Pastikan koneksi internet cepat dan dapat diandalkan. Kita bisa meningkatkan produktifitas dengan menggunakan tablet untuk menggambar di online whiteboard, serta menambahkan monitor kedua agar bisa melihat lebih baik.
- Gunakan metode result-oriented. Fokus pada hasil, bukan proses (langkah untuk mencapainya). Buat rencana jangka pendek, sepakati cara untuk mengukur kemajuan dan lakukan check-point harian. Tentukan jadwal untuk bekerja di jam yang sama. Gunakan aplikasi virtual-board seperti Trello untuk memudahkan semua orang memantau progress dan pastikan informasi tersebut selalu up-to-date.
- Berdedikasilah. Tetap fokus sepanjang rapat. Jangan mengadakan rapat lain (paralel meeting) atau melakukan hal lain selama meeting. Kita tidak mungkin melakukannya dalam pertemuan offline, jadi jangan lakukan itu dalam pertemuan online. Jangan mengerjakan pekerjaan sampingan di jam kerja, karena itu akan memperlambat dan membuat kita kurang produktif.
Komunikasi
Komunikasi sangat penting dalam hubungan kerja. Dengan menyesuaikan gaya komunikasi, kita dapat menjaga kepercayaan dan membuat interaksi menjadi lebih efektif.
- Selalu responsif. Periksalah email dan aplikasi mesengger secara rutin selama jam kerja. Jawab semua pesan dalam satu jam. Jika seseorang menelepon saat kita sedang rapat, sampaikan bahwa anda akan meneleponnya kembali nanti. Kirim pesan untuk menanyakan apakah seseorang punya waktu sebelum kita meneleponnya. Pesan chat dapat dikirim kapan saja, tetapi orang yang menerimanya hanya perlu membalas selama jam kerja.
- Gunakan media yang efektif. Gunakan email untuk korespondensi yang lebih formal dan sertakan orang yang tepat. Kirim pesan ke grup melalui aplikasi messenger untuk memberi tahu banyak orang, tetapi kirim pesan secara direct message untuk hal-hal yang mendesak. Jika Anda perlu membicarakan sesuatu yang mendalam atau butuh waktu lama, usahakan menelpon ketimbang chatting. Gunakan video call saat kita membutuhkan interaksi yang lebih intensif atau menemui seseorang untuk pertama kalinya. Rapat penting harus direkam, dan buatlah catatan virtual agar dapat diakses oleh orang lain di masa mendatang.
- Prioritaskan interaksi. Menyalakan video akan membantu kita melihat bagaimana lawan bicara bereaksi, sekaligus membuat peserta lebih memperhatikan, karena merasa seperti sedang diawasi. Saat mikrofon aktif, orang cenderung tertawa, bertanya, atau bahkan menyela dengan lebih cepat. Diskusi akan menjadi lebih hidup. Ini perlu lebih banyak bandwidth, tetapi komunikasi yang baik adalah komunikasi yang efektif, bukan yang efisien.
Kolaborasi
Dalam hal kolaborasi, bekerja secara online memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan bekerja secara offline.
- Gunakan collaboration tools. Sepuluh orang tidak dapat menulis pada waktu bersamaan di satu papan tulis, tetapi mereka dapat bekerja bersamaan di online whiteboard. Gunakan Microsoft 365 atau Google Docs untuk memungkinkan beberapa orang mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan. Dasbor online dapat menunjukkan progress pekerjaan secara real-time. Selalu bekerja dengan dokumen online alih-alih yang dengan dokumen offline, sehingga memungkinkan kita mengelola versi dokumen lama, sekaligus juga menghindari resiko kehilangan konten.
- Meningkatkan partisipasi peserta/tim. Gunakan polling online, kuis, atau aplikasi Q&A seperti nahtuh.com untuk melibatkan lebih banyak orang dalam rapat atau webinar. Saat kita bekerja online, lebih mudah untuk mendapatkan pendapat dari ratusan orang secara bersamaan. Memainkan ice breaker game dan bersenang-senang dengan casual game dapat membantu tim menjadi lebih akrab.
- Pastikan kehadiran key-person. Undang orang yang tepat agar kita bisa mengambil keputusan. Mintalah seseorang untuk datang ke pertemuan sebentar saja untuk mengklarifikasi sesuatu. Jangan melibatkan orang yang tidak dibutuhkan karena akan membuang-buang waktu mereka.
Kapan saatnya melakukan pertemuan tatap muka?
Pertemuan tatap muka (face-to-face meeting) jauh lebih efektif saat kita perlu membangun hubungan dengan orang baru atau menangani masalah yang sensitif. Dengan begitu, kita bisa memperhatikan intonasi, gerak tubuh, dan gaya seseorang. Pertemuan fisik juga tidak dapat dihindari untuk tugas-tugas tertentu, seperti layanan publik atau ketika kita harus mematuhi aturan keamanan.
Di sisi lain, kita juga perlu mengadakan pertemuan tatap muka secara teratur untuk memperkuat keakraban diantara anggota tim (team bonding). Ini penting untuk menciptakan sinergi dan mengurangi potensi konflik.
Kesimpulan
Bekerja online dapat sama produktifnya dengan bekerja secara offline jika kita berkomitmen dan mengubah cara kita berkomunikasi. Lebih dari itu, dengan bantuan collaboration tools yang tepat, kita dapat mengumpulkan pendapat yang lebih luas, bekerja secara bersamaan, dan melibatkan key person secara efektif.
Hybrid work jelas merupakan model kerja masa depan. Menggabungkan pekerjaan online dan offline dapat meningkatkan produktivitas sekaligus memungkinkan kita menikmati lebih banyak waktu bersama keluarga dan teman. Tentu, kita perlu mengubah kebiasaan dalam berkomunikasi dan berkolaborasi.
Tapi bukankah hasilnya sepadan?
*ini adalah versi bahasa indonesia dari artikel saya di blog gohybrid
Ahmad Firdaus 