Time Management

Semua orang pasti pernah mendengar istilah “Time is Money”, tapi kenapa banyak orang tidak berusaha mengelola waktu sebaik mengelola uang? Seorang karyawan yang bergaji 30 juta per-bulan, sesungguhnya menghasilkan income 1,5 juta per-hari atau kira-kira 200 ribu per-jam. Jika waktu sehari bukan 8 jam kerja, tetapi 80 jam kerja, sebenarnya dia bisa menghasilkan income 2 juta per-jam alias 300 juta per-bulan.

Memang tidak mungkin waktu sehari menjadi 80 jam. Tapi bisakah kita mengusahakan agar tugas yang normalnya menghabiskan 80 jam dapat dikerjakan hanya dalam 8 jam?

Bukan “Apakah mungkin?”, tapi… “Bagaimana supaya mungkin?”

Ketika kelas 1 SMA, saya mengikuti sebuah tes yang diadakan sekolah untuk mengukur minat dan bakat siswa. Salah satu tes-nya adalah menjumlah sederet angka vertikal dalam jumlah yang sangat banyak. Misalnya:

3
1
8
5
2

Maka saya harus menulis angka 4 di antara 3 / 1, menulis 9 di antara 1 / 8, menulis 13 di antara 8 / 5, dan seterusnya. Baru 2 halaman, jawaban saya sudah mulai salah-salah. Tapi karena diminta untuk tidak mengulang, maka dilanjutkan saja. Sampai waktu habis, hanya selesai 3 halaman, sementara melihat teman di sebelah selesai sampai 5 halaman. Tanpa melihat hasil tes, saya menyimpulkan bahwa stamina saya dalam berkonsentrasi sepertinya kurang baik.

Personally, saya menganggap itu semacam “cacat”. Mulai dari titik itu, saya termotivasi untuk selalu bisa menyelesaikan segala macam pekerjaan dalam waktu sangat singkat, biar otaknya nggak keburu panas 🙂 Ketika kuliah, belajar pun dibatasi hanya boleh 2 jam saja. Begitupun ketika bekerja, selalu berusaha semua selesai secepat mungkin… jangan sampai processornya keburu *meledug* 😀

Dan tebak apa yang terjadi? Itu semua mungkin! Yap, pekerjaan yang normalnya dikerjakan 2-3 hari, sebenarnya bisa dikerjakan hanya dalam 2-3 jam saja. Syaratnya hanya satu: Ubah Metode Kerja! 

Albert Einstein pernah berkata:

“Anda tidak bisa menyelesaikan persoalan di tingkat berpikir dimana anda menemukan persoalan tersebut”

Masalahnya, kebanyakan orang belajar mengerjakan hal baru dengan suatu cara, lama-lama terbiasa, akhirnya tidak mau berubah. Lebih parahnya, orang bahkan bisa sangat defensif ketika ada yang mengusulkan cara kerja baru.

Dalam konteks engineering, banyak sekali detail yang bisa membuat seseorang bekerja jauh lebih cepat dari orang lain. Pada buku “Business of Software”, diungkap hasil survey terhadap perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat, Kanada, Eropa, dan Jepang. Ditemukan bahwa tingkat produktiftas antara seorang programmer yang paling tidak produktif versus programmer yang paling produktif dalam satu perusahaan yang sama adalah 1 banding 20. Wow… pertanyaannya, kita adalah yang 1 atau yang 20 ?

Tips

Dalam keseharian, ada beberapa tips manajemen waktu yang cukup relevan:

Personal:

1. Luangkan 15-30 menit waktu di malam hari untuk menentukan apa yang kita akan kerjakan esok hari.
2. Tentukan apa yang menjadi prioritas. Lebih baik menjadwalkan prioritas ketimbang menjadwalkan kegiatan.
3. Keep track tugas yang belum, sedang, dan sudah dikerjakan.
4. Pikirkan “cara mengerjakan” sesuatu sebelum benar-benar mengerjakannya.
5. Katakan “Tidak”, jika memang sedang tidak bisa di-interupsi.
6. Buatlah template untuk pekerjaan yang harus dilakukan berulang-ulang.
7. Hindari facebook-an, twitter-an, path-an, kompas-an, detik.com-an di jam kerja.
8. Catat kegiatan selama seminggu + durasinya. Lihat mana kegiatan yang betul-betul time-consuming. Coba pikirkan bagaimana mempersingkat kegiatan tersebut.

Staffing:

1. Ketika staf ingin bertemu untuk berkonsultasi, biasakan mereka untuk memikirkan juga solusi atas masalah yang dihadapi. Selain melatih kemandirian, ini juga mempercepat waktu problem-solving.
2. Jelaskan tujuan suatu tugas dan pastikan staf memiliki keahlian yang cukup untuk mengerjakan hal tersebut.
3. Perjelas wewenang staf, tegaskan bahwa dia hanya perlu meng-eskalasi kalau berhadapan dengan hal yang bukan menjadi wewenangnya. Selain itu, dia harus mampu menyelesaikan masalahnya sendiri.
4. Gunakan board atau web-portal dimana semua orang bisa melihat progress. Jika salah seorang meng-update progress, maka otomatis semua orang akan tahu.

Meeting:

1. Sebelum mulai meeting, tentukan apa yang mau diputuskan. Selama meeting, fokus ke hal tersebut, hindari pembicaraan di luar itu.
2. Tentukan secara tepat siapa yang harus hadir dalam suatu meeting. Jika orang penting tidak hadir, maka kita akan gagal mengambil keputusan. Jika terlalu banyak orang hadir, maka kita akan lama mengambil keputusan.
3. Catat hasil meeting. Keep track catatan, sehingga tidak perlu bertengkar tentang, “Waktu itu keputusannya apa ya? kok bisa begini”
4. Putuskan segera! Sedapat mungkin tidak menunda keputusan.
5. Batasi meeting maksimum 2 jam.
6. Lakukan stand-up meeting sebanyak mungkin. Hindari terlalu banyak ceremony.
7. Gunakan telepon dan e-mail seintensif mungkin. Jakarta macettt bro!

Evaluasi Terus Cara Mengelola Waktu

Ketika jadi staf, kita berpikir waktu kita sudah habis akibat disuruh kerja rodi sama bos.

Ketika jadi supervisor, kita sadar bahwa selama menjadi staf, lebih banyak waktu dihabiskan untuk belajar bekerja ketimbang menghasilkan pekerjaan. Tapi tetap merasa kehabisan waktu, karena sekarang, jumlah pekerjaan lebih banyak dari waktu yang tersedia.

Ketika jadi manajer, kita sadar bahwa selama menjadi supervisor, banyak waktu habis karena terlalu fokus bekerja dengan cara yang sama, padahal pekerjaan tersebut sebenarnya bisa dilakukan dengan cara lain yang lebih efisien. Tapi tetap merasa kehabisan waktu, karena banyak masalah bermunculan, dan semuanya jadi tanggung jawab kita. Anak buah yang bikin salah, tetap saja kita yang disalahkan. Mau dikerjakan sendiri tidak cukup waktu, kalau diabaikan di mimpi jadi hantu.

Ketika jadi direktur, kita sadar bahwa selama menjadi manajer, banyak waktu habis karena gagal mengembangkan supervisor dan staf agar bisa bekerja mandiri. Judulnya memang manajer, tapi kelakuannya seperti eksekutor. Di sisi lain, bisa tetap merasa kehabisan waktu, karena seringkali gagal menetapkan prioritas atas apa yang sesungguhnya kita inginkan dalam hidup ini 🙂

Ketika pensiun, baru sadar bahwa selama jadi direktur, banyak waktu habis karena pikirannya tersita akibat terlalu berfokus pada apa yang kita pikir penting, bukan apa yang benar-benar penting. Padahal selama-lamanya manusia hidup, kan akhirnya mati juga 😀 hehehe…

So, He got a very good point when says:

Demi masa. Sesungguhnya manusia itu benar-benar berada dalam kerugian. Kecuali orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal sholih dan saling menasihati supaya menaati kebenaran dan saling menasihati supaya menetapi kesabaran – QS. Al ‘Ashr